投稿者: ビジネスの現場において、文書のやりとりに欠かせないツールとして長く利用されてきたのがfaxである。電子メールやチャットツールが普及しているものの、重要書類や契約書、発注書などのやりとりにおいて、faxが選択される場面は依然として多い。とくに取引先や社外との公式なやり取りでは、「書面での証跡」としてのfaxの利用価値が再認識されている。faxには大きく分けて二つの種類がある。ひとつは従来の電話回線を用いた紙ベースのfaxであり、もうひとつはインターネットを利用したデジタルfax（いわゆるインターネットfax）である。
どちらにもメリット・デメリットがあり、自社の利用目的や業務フローに合わせて適切なものを選択することが重要である。従来型のfaxは、専用の機械と電話回線が必要である。受信した書面は自動的に印刷され、そのまま書類として活用できる点が強みだ。一方で、紙やトナーなど消耗品のコストや、機械の管理・維持が必要になるため、運用コストがかかりやすい。また、受信内容のデジタル保存やデータ共有には複製・スキャンなど追加の手間が生じる。
一方、デジタルfaxはパソコンやスマートフォンなどの端末を活用し、インターネット経由でfaxを送受信する。クラウド上でデータが管理されるため、場所を問わずfaxの確認や送信ができる点で利便性が高い。また、受信したfaxは自動的にpdfや画像データとして保存されるケースが多く、書類の管理や社内共有も容易である。ペーパーレス化が進むなか、業務効率を向上させる目的でデジタルfaxに切り替える企業も目立つ。faxサービスの業者は数多く存在し、それぞれに強みや特徴がある。
業者を選ぶ際には、まず自社のfax利用状況を正確に把握することが重要となる。たとえば、1日にどれくらいの送受信件数があるのか、海外への送信が必要かどうか、即時性が求められるのか、データ管理の徹底が必要か、などの観点から要件を洗い出す。そして、それぞれの業者が提供するサービスプランや料金体系、サポート体制などを徹底的に比較する必要がある。料金体系について触れると、従来型のfaxは基本的に通信費と機器の維持管理費用、消耗品費用が主である。デジタルfaxの場合は、月額固定料金制、従量課金制など業者によって様々なプランが提供されている。
送受信できるページ数や保存容量、追加料金の有無、無制限プランの可否など、運用実態とコストパフォーマンスのバランスを鑑みて、最適な業者を選択することが求められる。無料トライアル期間や初期費用の有無も比較ポイントとなるだろう。技術面も見逃せない。デジタルfaxの場合はセキュリティ機能が重要視され、暗号化通信や誤送信防止機能、アクセス権限の細かな設定などが用意されている業者が多い。加えて、社内システムや既存の業務アプリケーションと連携できるapiなどサポート面での差異も比較材料となる。
また、pdfや画像ファイルとしての受信データの検索性や管理性、紙ベースからデジタルに転記するためのocr機能などもポイントとなる。これらの技術的な要素を総合的に比較することで、業務効率や情報セキュリティの向上に資するfax業者を選択できる。一方、faxサービス選定の際にはサポート体制やトラブル対応力も重要な比較ポイントである。業務上、fax通信は止めることができない重要なインフラであるため、急な障害時や設定トラブルなどにも迅速に対応できる業者を選ぶことが安心につながる。24時間サポート対応、管理画面やマニュアルの充実、運用担当者向けのヘルプデスクの有無なども比較対象となる。
faxの機能拡張を重視する場合はオプションサービスも比較材料となる。たとえば同報送信機能や予約送信、送達状況の確認、番号ポータビリティ（既存番号の残置機能）、複数拠点での利用管理、グループウェアとの連携機能といったオプションが業務効率の更なる向上を実現するケースもある。こうした付加機能の充実ぶりを事前に確認し、ニーズに応じて活用することが大切である。環境配慮の観点では、デジタルfaxの導入が紙資源の削減や印刷コストの圧縮など、エコ活動にも直結する。この側面に着目して切り替えを検討し、業者比較の際に環境配慮型のサービス提供実態も確認するとよい。
faxは単なる通信手段から、業務効率化・情報管理・セキュリティ対策などの広範なテーマへと進化をとげている。今や業者選定・比較は、価格や送信速度だけでなく、セキュリティ、利便性、サポート体制、環境配慮、業務連携性など多様な観点から総合評価が必要となっている。自社の実情に合った最適な選択のためには、現状分析と入念な比較検討を怠らず、常に最新のfaxソリューション活用を模索していく姿勢が求められる。faxは長年ビジネス文書のやりとりで使用されてきましたが、現在も契約書や発注書など重要書類の送受信において、その「書面での証跡」としての価値から多くの企業で利用が続いています。faxには、従来の電話回線を使う紙ベースのタイプと、インターネットを利用するデジタルfaxの二種類があります。
紙ベースは、受信物をそのまま書類として使えるメリットがある一方、消耗品や機器維持といったコスト、データ共有の手間がかかります。対してデジタルfaxは、クラウド管理やペーパーレス化、場所を選ばない利便性、データの自動保存などを特徴とし、業務効率や環境配慮の面でも優れています。faxサービス業者選びでは、自社の利用状況や送受信件数、海外送信の有無、セキュリティ要件などを精査し、料金体系、サポート体制、連携機能、オプションサービスなどを総合的に比較することが不可欠です。デジタルfaxでは、データ暗号化やアクセス権限設定といったセキュリティ機能や、社内システムとのapi連携、ocr機能の有無も選択の重要なポイントです。また、24時間サポートやトラブル対応力も業務インフラとしては見逃せません。
faxの進化にともない、価格や通信速度に加え、管理性や環境配慮、業務連携といった多様な視点での評価が求められます。自社の課題と目的に合わせて現状分析と比較を重ね、最適なfaxサービス導入をめざすことが重要です。